Política de Tratamiento de Datos

Manual de políticas y procedimientos de datos personales de VIRTUALRIS S.A.S

1. Presentación

En cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, VIRTUALRIS S.A.S pone a su disposición la presente política, en la que se describen las condiciones bajo las cuales recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, aliados y demás terceros interesados, así como los derechos que le asisten como titular de la información.

Esta política aplica a los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de VIRTUALRIS S.A.S y que sean objeto de tratamiento por la misma, incluidos los datos recolectados a través de este sitio web.

2. Definiciones

Las siguientes definiciones permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data:

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: información personal de conocimiento restringido y, en principio, privado para el público en general.
Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable y/o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios para el tratamiento de datos personales

VIRTUALRIS S.A.S respeta los siguientes principios en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales:

Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual es informada al titular.
Libertad: el tratamiento sólo se lleva a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Seguridad: la información se protege mediante las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: todo dato personal que no sea público tendrá carácter confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo con el titular hubiere terminado.

4. Autorización

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. VIRTUALRIS S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener dicha autorización, garantizando en todo caso que sea posible verificar su otorgamiento.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados.

5. Uso y finalidad del tratamiento

La autorización para el tratamiento de datos personales permite a VIRTUALRIS S.A.S recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir los datos para las siguientes finalidades:

Utilizar los datos de clientes, proveedores, trabajadores, administradores, aliados estratégicos y demás terceros interesados para el fin por el cual fueron obtenidos.
Cumplir las obligaciones pactadas con clientes, proveedores, trabajadores, administradores, aliados estratégicos y demás terceros interesados.
Proveer nuestros servicios y productos.
Atender las solicitudes, consultas y requerimientos recibidos a través de nuestros canales de contacto, incluido el formulario de este sitio web.
Mantener una comunicación eficiente sobre nuestros productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, eventos y contenidos.
Informar sobre cambios y/o nuevos productos o servicios relacionados con los contratados o adquiridos.
Validar la información en cumplimiento de las exigencias legales de conocimiento del cliente, proveedor, trabajador o tercero interesado.
Verificar actividad económica, situación financiera, centrales de riesgo, referencias comerciales y bancarias, y certificado de existencia y representación legal.
Gestionar las acciones de cobro y recuperación de cartera.
Realizar reportes de fraude, corrupción y/o actividades ilegales ante las entidades correspondientes.
Rendir información requerida con fines comerciales, estadísticos, de soporte técnico o por mandato legal.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y el uso de nuestros servicios.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que VIRTUALRIS S.A.S envíe mensajes con contenidos institucionales, publicidad, notificaciones, información de estado de cuenta y demás información relativa a su portafolio de servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, correo físico u otros medios de comunicación.

6. Recolección de los datos personales

Los datos recolectados con previa autorización se limitarán a aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados, conforme a la normatividad vigente.

A través de este sitio web únicamente recolectamos los datos que usted nos suministra de forma voluntaria en el formulario de contacto, como su nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y el mensaje que nos envía. Estos datos se utilizan exclusivamente para atender su solicitud y para las finalidades descritas en esta política.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público podrán ser tratados siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

7. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos personales usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VIRTUALRIS S.A.S, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, quien deberá acreditar su identidad; por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por su representante y/o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y por estipulación a favor de otro o para otro.

8. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización a través de los canales de contacto de VIRTUALRIS S.A.S dispuestos en este sitio web, previa acreditación de su identidad. El acceso a los datos personales es gratuito, por lo menos una vez al mes, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

Consultas: el titular podrá consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos.
Reclamos: el titular que considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrá presentar un reclamo.
Actualización y rectificación: el titular podrá solicitar la actualización de sus datos desactualizados y la corrección o eliminación de los datos errados.
Supresión y revocatoria: el titular o sus causahabientes podrán solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIRTUALRIS S.A.S no se hace responsable por datos erróneos suministrados por el titular.

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